Para el funcionamiento del programa DOBES se han acordado varios documentos éticos y legales:
- Un documento de visión general describe el estado y el propósito de todos los documentos – Visión General (Inglés, pdf)
- Un Código de Conducta que sirve de guía para el trabajo de todas las partes implicadas en el trabajo de documentación y archivo – Código de Conducta (pdf)
- Un documento de Reglas de Acceso y Protección de Datos en el que se describen las actividades del archivista – Reglas Acceso y Protección de Datos (Inglés, pdf)
- Un Acuerdo Depositario/Archivista en el que se describen los términos bajo los que puede permitirse a otras personas el acceso a los datos proporcionados – Acuerdo Depositario-Archivista (Inglés, pdf)
- Los formularios de declaración y solicitud de uso tal como se mencionaban en el documento Visión General se han reemplazado por un formulario electrónico de “Solicitud de Acceso a Recursos” que puede iniciarse desde cualquier punto del árbol IMDI-navegador haciendo clic con el botón derecho del ratón en un nodo al que el usuario desee acceder y seleccionando “Request resource access” (Solicitud de acceso a recursos) en el menú.
También hay que tener en cuenta que el archivista de DOBES reclama el derecho a archivar todo el material depositado y que el archivo reclama todos los derechos de autor en nombre de los creadores. Con respecto a los procedimientos de acceso, distinguimos cuatro categorías de recursos. Para una información más detallada sobre este punto, haga clic aquí.