Data yang terkandung dalam Arsip DOBES ini tetapkan untuk tingkat akses yang berbeda.
Ada empat tingkat akses: Pada tingkat 1 ada file-file yang bisa diakses oleh siapapun. Pada tingkat 2 ada file-file yang terbuka bagi pengguna terdaftar yang telah menandatangani kode etik DOBES (DOBES Code of Conduct) secara elektronik. Pada tingkat 3 ada file-file yang hanya dapat diakses oleh pengguna yang sudah disetujui oleh penyedia data. Pada tingkat 4 ada file-file yang tidak bisa diakses sama sekali karena beberapa pertimbangan etis.
Sebagian besar file dalam arsip ini berada pada tingkat akses 2 dan 3, yaitu mereka dapat segera diakses setelah pendaftaran dan penandatanganan kode etik (tingkat 2), atau mereka dapat diakses setelah pengguna disetujui oleh para penyedia data (tingkat 3). Beberapa sumber data tertutup (pada tingkat 4) mungkin akan menjadi sumber data terbuka di masa depan. Para penyedia data bisa menentukan tanggal ketika sumber data ini bisa diakses.
Lambang-lambang bulat dalam diagram di atas digunakan dalam tampilan hasil pencarian dan di seluruh arsip untuk menunjukkan tingkat akses sebuah sumber data tertentu.
Untuk setiap kegiatan pemakaian data, arsip ini harus menerima salinan dokumen apapun yang didasarkan pada bahan dari arsip DoBeS. Dokumen ini bisa berupa publikasi dari wartawan, peneliti atau orang lain, penambahan anotasi atau bahan linguistik lain. Para penyedia data dan juru arsip akan memantau penggunaan sumber data.
Registrasi
Registrasi atau pendaftaran pengguna diperlukan untuk mengakses mayoritas sumber data. Untuk mengakses lebih banyak data, silakan daftar di sini. Anda juga akan diminta untuk menandatangani kode etik, sebuah kesepakatan yang melindungi hak-hak komunitas penutur dan para penyedia data, serta yang menetapkan beberapa petunjuk etis.
Permohonan penggunaan
Jika Anda ingin mengakses sumber data pada tingkat 3, Anda harus mengisi sebuah permohonan penggunaan. Untuk membuka permohonan itu, silakan mengklik kanan pada simpul arsip yang mengandung data, dan klik kiri di “Request Resource Access“. Setelah itu Anda diminta mengisi dan mengirimkan formulir yang akan terbuka dalam peragut Anda. Berdasarkan informasi yang Anda berikan kemudian penyedia data akan memutuskan apakah Anda akan mendapat akses.
Mengapa tidak semua sumber data bisa diakses oleh semua orang?
Menandatangani sebuah lisensi sebelum dapat mengakses sumber data atau menggunakan bahan yang diciptakan oleh orang lain adalah praktik umum di internet. Tujuannya adalah supaya hak-hak “pemilik” data terlindungi (tingkat 2 di arsip DOBES). Pada beberapa proyek, kesepakatan dengan komunitas penutur atau dengan individu adalah bahwa peneliti ingin tahu siapa yang mengakses data. Itu dilakukan karena beberapa sumber data hanya boleh diakses oleh anggota masyarakat, atau karena hanya penggunaan tertentu yang telah disepakati. Dalam kebanyakan kasus, akses akan diberikan untuk sumber data pada tingkat 3. Beberapa sumber data benar-benar tertutup, biasanya karena isinya peka. Sebagai contoh, karena isi sumber data itu terkait dengan pengetahuan ritual atau karena pokok pembicaraan bersifat pribadi. Sering kali sumber-sumber data itu akan boleh diakses dalam masa depan tetapi dalam jangka waktu yang masih panjang.