Os arquivos contidos no Acervo DOBES estão ligados a diferentes níveis de acesso. Há, basicamente, quatro níveis de acesso: No nível 1 há arquivos que podem ser abertos por qualquer pessoa. No nível 2 há arquivos a serem abertos por usuários registrados que assinaram (por via eletrônica) o Código de Conduta DOBES. No nível 3, há arquivos acessíveis a usuários aprovados por um contribuinte. E no nível 4, há alguns arquivos fechados em virtude de distintos motivos éticos.
A maioria dos arquivos encontra-se nos níveis 2 e 3, isto é, eles podem ser acessados imediatamente após o registro e a assinatura do Código de Conduta (nível 2) ou eles podem ser acessados assim que o usuário for aprovado pelo contribuinte (nível 3). Algumas das fontes fechadas (no nível 4) podem ser abertas em algum momento futuro. Os contribuintes podem especificar datas quando estas fontes devem se tornar acessíveis.
Osa símbolos redondos para os diferentes níveis de acesso na ilustração acima são utilizádos para indicar resultados de busca e para indicar dentro do arquivo que nível de acesso esta fonte específica possui.
Para todos os casos de uso, o arquivo deveria receber uma cópia de todos os arquivos baseados no material do Acervo DOBES. Estas podem ser publicações de jornalistas, pesquisadores ou outras pessoas, anotações adicionais ou outro material linguístico. Os contribuintes e o arquivário deverã monitorar o uso de fontes.
Registro
Para a maioria das fontes, é necessário o registro do usuário. Para obter acesso a número maior de arquivos, favor registrar-se aqui. Você sera também requisitado a assinar o Código de Conduta, um acordo que protege os direitos da comunidade falante e dos contribuintes e que especifica as diretrizes éticas.
Rquerimento de usuário
Se você deseja acessar as fontes exclusivas a usuários aprovados no nível 3, você terá que preencher um requerimento de uso. Para poder faze-lo, você precisa clicar com o botão da direita do mouse no arquivo que contem os dados e selecionar “Requerimento de Acesso às Fontes”. Você preencherá então o formulário que se abre em seu browser e o enviará. Baseado na informação fornecida, o contribuinte decidirá conceder-lhe acesso ou não.
Por que não são acessíveis todas as fontes a todo mundo?
É de praxe comum na internet, antes de obter acesso a fontes ou a material produzido por outrem, adquirir certas licenças, de modo que os direitos autorais dos “donos” dos dados permaneçam protegidos (nível 2 em DOBES). Em alguns projetos, os acordos com as comunidades ou com falantes individuais são de tal forma, que o pesquisador gostaria de saber quem está acessando os dados, seja porque algumas fontes sejam acessíveis somente a membros da comunidade, seja porque somente alguns tipos de uso foram permitidos. Na maioria dos casos, o acesso sera garantido para fontes no nível 3. Algumas fontes são totalmente fechadas, usualmente porque seu conteúdo é delicado em algum sentido, relacionado, por exemplo, ao conhecimento ritual ou à natureza bastante privativa de alguns tópicos discutidos. Estas fontes tornam-se frequentemente acessíveis em algum momento no futuro.